Come gestire la comunicazione di un evento annullato?

Come gestire la comunicazione di un evento annullato?

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La diffusione del Coronavirus, sta rendendo difficile (in alcuni casi impossibile) l’organizzazione di manifestazioni ed eventi. Se la pianificazione è diventata estremamente complessa sicuramente l’annullamento o il rinvio non sono affatto più semplici di quanto potrebbe sembrare. Praticamente da marzo 2020 in poi, la quasi totalità degli eventi è stata annullata.

Annullamenti e rinvii

Si tratta di una situazione che ha accomunato teatri, stadi, locali e feste private per cui le agenzie di organizzazione eventi a Milano e in ogni altra grande città hanno dovuto fare i conti con questa spiacevole conseguenza. Quando si verifica l’annullamento di un evento, ovviamente, è estremamente necessario attivarsi per comunicare a tutti i partecipanti la cancellazione. Al tempo stesso occorre definire una nuova possibile data o organizzarsi per rimborsare le persone che avevano acquistato i biglietti per partecipare.

Come comunicare il rinvio o l’annullamento?

Per ottenere una recensione positiva dai clienti, bisogna sempre cercare di offrire loro il meglio.

Invece, a volte, basta un nonnulla per far sì che un giudizio positivo diventi improvvisamente negativo.

 

La cosa migliore da fare, nel caso in cui si verifichino imprevisti o problemi, è essere sinceri e tempestivi.

È necessario comunicare in tempo, e con la maggior trasparenza possibile, che un evento è stato annullato, un corso posticipato, o che un ingrediente in cucina è terminato. Infine quando è possibile è bene comunicare anche i motivi per cui si è verificato questo o quell’impedimento.

 

Il rinvio

Se un evento è solo posticipato, vanno spiegati, limpidamente, i motivi del posticipo.

Chi si era iscritto ad un corso, per esempio, aveva organizzato la propria settimana (o magari le ferie) in base ad esso. Si aspetterà, quantomeno, di ricevere delle spiegazioni e delle scuse! Altra cosa importante, è stabilire una nuova data, anche indicativa oppure le modalità con cui l’evento sarà prontamente recuperato.

 

Questo aspetto è molto importante perché tranquillizzerà i partecipanti anche rispetto all’aspetto economico se sono stati venduti dei biglietti di accesso. In questa fase è importantissimo comunicare con chiarezza su tutti i canali di cui disponi tra cui mail, sms, telefonate, post sui social e aggiornamenti sul sito web.

 

L’annullamento

Nel caso in cui, invece, l’evento venga definitivamente cancellato, è fondamentale dirlo subito!

Alimentare speranze o creare illusioni che, più in là, l’evento possa svolgersi, non farà altro  che aumentare delusioni e frustrazione. Bisogna essere chiari nell’esprimere il dispiacere dovuto al fatto che la manifestazione non si farà, in nessun tempo e in nessun modo. Anche in questo caso devono essere fornite chiaramente le modalità con cui le persone otterranno il rimborso di quanto pagato per partecipare all’evento annullato.

 

Accadrà che in molti si lamenteranno e che manifesteranno il loro disappunto ma dinanzi a quello che sta succedendo nel mondo di questi tempi occorrerà avere pazienza e rimanere cordiali. L’ideale sarebbe rimborsare totalmente il biglietto senza lasciare la questione in sospeso con i voucher perché, oltre suscitare parecchi dissensi non sono la soluzione più pratica vista l’incertezza sul futuro degli eventi da qui ai prossimi mesi.

Andrea B.